1. Direkte und indirekte Formatierungen
Word unterscheidet zwischen direkten Formatierungen und indirekten, die in einer Formatvorlage definiert sind. Wie indirekt formatierte Absätze auszusehen haben, richtet sich nach der zugehörigen Formatvorlage, die sich wiederum in einer DOT-Vorlagendatei befindet - in aller Regel in der Normal.DOT. Optionale weitere DOT-Dateien berücksichtigen wir hier der Einfachheit halber nicht.
Um das Aussehen eines Elements wie "Überschrift" oder "Standard" per Vorlage festzulegen, gehen Sie auf "Format, Formatvorlage" (die Menübezeichnungen weichen in den einzelnen Word-Versionen etwas ab), bewegen den Mauszeiger auf das gewünschte Element, klicken auf den dann erscheinenden Pfeil daneben und formatieren es über "Bearbeiten" oder "Ändern" (Word 2003). Mit der Option "Zur Vorlage hinzufügen" speichern Sie eine Änderung dauerhaft in der DOT-Datei, andernfalls gilt die Einstellung nur für den aktuellen Text.
Wenn Sie andererseits ein Wort oder einen Absatz markieren und ihn über Buttons in der Funktionsleiste oder über das Format-Menü mit "Zeichen", "Absatz" oder "Rahmen" verändern, erhält dieser Textteil eine direkte Formatierung, die in jedem Fall über die der Formatvorlage dominiert. Das direkte Format überschreibt aber nur genau das gewählte Formatmerkmal - etwa die Schriftgröße -, alle anderen Formatierungen orientieren sich weiter an der Vorlage. Auf diese Weise entstehen sehr häufig Absätze mit einer Mischung aus direkten und indirekten Formaten.
2. Vorteile der Formatierung über Vorlagen
Indirekte Vorlagenformate ordnen sich zwar den direkten unter, haben aber klare Vorteile:
1. Mehrere Formatelemente wie Schrift, Auszeichnung, Absatzabstand oder Rahmen lassen sich - einmal als Vorlage gespeichert - mit einem Klick in die Formatleiste oder per Hotkey abrufen ("Tastenkombination" im oben beschriebenen Formatvorlagen-Dialog vergeben).
2. Sämtliche Absätze, die einer Vorlage folgen, lassen sich nachträglich mit einer einzigen Aktion umformatieren. Um etwa für "Überschrift" den Absatzabstand zu ändern, markieren Sie einen entsprechenden Absatz einschließlich Absatzmarke (am einfachsten per Dreifachklick), gehen auf "Format, Formatvorlage" und klicken dann auf "Bearbeiten" (Word 20 03: "Ändern"). Aktivieren Sie hier die Option "Automatisch aktualisieren". Diese wichtige Einstellung erspart das manuelle Übertragen etwa mit "Pinsel"-Button oder <F4>. Korrigieren Sie über "Format, Absatz" oder "Format, Zeichen" das Textelement in Ihrem Sinne. Wenn Sie anschließend auf den Button "Zuweisen" klicken, übernimmt Word die Änderungen automatisch für sämtliche entsprechenden Elemente im Text.
3. Word-Dokumente von anderen Benutzern umformatieren
Nach Punkt 1 und 2 könnte man annehmen, dass Word-Dateien von Kollegen auf Ihrem PC zwar die direkten Formate behalten, hingegen bei Standardelementen den Vorgaben der lokalen Normal.DOT folgen. Ist aber nicht so: Word speichert auch indirekte Formatierungen immer zusätzlich direkt im Dokument. "Überschrift1" oder "Textkörper" werden also die ursprünglichen Formatierungen Ihres Kollegen aufweisen, obwohl in Ihrem Word "Überschrift1" oder "Textkörper" eventuell ganz anders definiert sind. Wenn Sie bei fremden Texten Ihre eigenen Standards sehen wollen, müssen Sie Word bei jedem Dokument ausdrücklich anweisen, die lokalen Vorlagen anzuwenden. Die Option hierfür finden Sie unter "Extras, Vorlagen und Add-Ins"; sie lautet "Formatvorlagen automatisch aktualisieren" (Word 2003: "Dokumentvorlagen automatisch aktualisieren"). Damit übernimmt die aktuelle Datei die Formate Ihrer Normal.DOT, soweit dort übereinstimmende Vorlagen definiert sind.
Benutzerdefinierte Vorlagen des Textes bleiben aber trotzdem noch unverändert. Um diese zu ändern, markieren Sie einen passenden Absatz (am einfachsten wieder per Dreifachklick), gehen auf "Format, Formatvorlage" und klicken dann auf "Bearbeiten" (Word 2003: "Ändern"). Wählen Sie hier zunächst die Option "Automatisch aktualisieren". Wenn Sie dann etwa über "Format, Absatz" einen Absatz korrigieren, übernimmt Word nach "Zuweisen" die Änderungen automatisch für alle Absätze dieses Typs. Direkte Formate bleiben auch nach diesen Aktionen erhalten. Um auch diese zu entfernen, markieren Sie einen kompletten Absatz und weisen diesem vorübergehend die nicht erwünschte Formatierung explizit zu - wenn Sie beispielsweise einzelne kursiv formatierte Wörter stören, formatieren Sie zunächst den gesamten Absatz kursiv. Das wirkt sich dank der Einstellung "Automatisch aktualisieren" wieder auf alle Absätze dieses Typs aus. Danach wählen Sie diese Formatierung sofort wieder ab. Damit verschwindet das Format aus allen Absätzen dieses Typs.