Die Norm DIN 69901 definiert entsprechend Projektmanagement als die "Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes".
Der weltweit größte PM-Verband Project Management Institute (PMI) grenzt den Projektmanagement-Begriff wie folgt ab: "Project Management is the application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet project requirements."
Es gibt verschiedene Strukturen und Methoden des Projektmanagements. Diese sind in verschiedenen Projektmanagement-Methoden und teilweise auch in Vorgehensmodellen beschrieben.
Die Wahl einer Vorgehensweise zur Durchführung eines Projekts hängt meist von folgenden Vorgaben ab:
Mit der Durchführung eines Projektes kann eine einzige, aber auch mehrere tausend Personen befasst sein. Entsprechend reichen die Werkzeuge des Projektmanagements von einfachen To-Do-Listen bis hin zu komplexen Organisationen mit ausschließlich zu diesem Zweck gegründeten Unternehmen und massiver Unterstützung durch Projektmanagementsoftware. Daher ist einer der Hauptaufgaben des Projektmanagements vor Projektbeginn die Festlegung, welche Projektmanagementmethoden in genau diesem Projekt angewendet werden sollen und wie diese gewichtet werden sollen. Eine Anwendung aller Projektmanagementmethoden in einem kleinen Projekt würde zur Überadministrierung führen (also das Kosten-/Nutzenverhältnis in Frage stellen).
Zur erfolgreichen Projektdurchführung werden vom Projektmanager die Wissensgebiete
Auf die Punkte allgemeines Managementwissen und produktspezifische Wissen (auch Branchenwissen, z.B. Software-Engineering für IT-Projekte) soll an dieser Stelle nicht weiter eingegangen werden.
Neben dem rein technischen Können (Projektmethodik) sind die sozialen Fähigkeiten eines Projektmanagers sehr wichtig für den Projekterfolg. Projektmanagement ist immer auch Krisen- oder Chancenmanagement: In jedem Projekt treten ungeplante Situationen auf. Ein guter Projektmanager zeichnet sich dadurch aus, dass er solche Situationen mit möglichst wenig Reibungsverlusten wieder in den Griff bekommt (Krise) oder die sich stellenden Möglichkeiten nützt (Chance). Projektmanager sollten auf sozialer Ebene auf den Gebieten des Konfliktmanagements, Teambuilding und der Motivation über Erfahrungen verfügen.
Viele Begriffe und Verfahrensweisen im Projektmanagement sind mittlerweile etabliert und standardisiert. Im Rahmen der meisten universitären Studiengänge im Ingenieur-, Wirtschafts- und Informatikbereich werden Grundkenntnisse des Projektmanagements vermittelt. Weltweit gibt es zwei große Verbände, die sich dem Thema Projektmanagement verschrieben haben: das amerikanische Project Management Institute (PMI) und die europäische IPMA International Project Management Association
Deren Vertretungen in den Ländern bieten Zertifizierungen auf unterschiedlichen Levels an. Für die IPMA bieten für Deutschland Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement , für Österreich P.M.A. Projekt Management Austria Zertifizierungen an. Für PMI Zertifizierungen können die Zertifizierungstellen unter PMI nachgeschaut werden.
Ähnlich dem Programmmanagement, wobei das Programmmanagement in der Regel Einzelprojekte eines Themenbereichs steuert und das Großprojektmanagement die Teilprojekte an einem (großen) Thema koordiniert.
Auf Grund der hohen Scheiterungsquoten (siehe auch Chaos-Studie) in Projekten gibt es eine anhaltende Diskussion der Erfolgsfaktoren von Projekten. Dabei gibt es verschiedene Ansätze, die versuchen sog. Erfolgsfaktoren zu finden:
Durch die Unterschiedlichkeit aller Projekte (Unterschiedlichkeit ist das Wesen von Projekten), sind die Ergebnisse dieser Untersuchungen kaum reproduzierbar. In der Diskussion haben sich zwei Punkte herauskristallisiert:
Siehe auch Projektindikatoren.
Die Aufgabenstellungen, Methoden, Instrumente und Ebenen des Projektmanagements sind im Wesentlichen gut bekannt und dokumentiert. Ziel sollte es jedoch sein, eine möglichst weit verbreitete, einheitliche Begriffsbasis und Terminologie zu etablieren und zu fördern. Dieser Aufgabe stellen sich diverse Normierungsinstitute und PM-Verbände.
Insbesondere ist hier das amerikanische Project Management Institute (PMI) zu nennen, das mit seinem PMBOK (Project Management Body of Knowledge) das englischsprachige Standardwerk zum Projektmanagement herausgegeben hat. Viele der folgenden Informationen beziehen sich auf das PMBOK, da es sich durch die sehr strukturierte Darstellung eignet, um die Besonderheiten von Projekten und Projektmanagement darzustellen. Für Deutschland finden insbesondere die Normen DIN 69900-1, DIN 69900-2, DIN 69901 bis 69905 Anwendung.
Zu unterscheiden sind hierbei Projektmanagement-Standards und Vorgehensmodelle. Während sich Projektmanagement-Standards um eine möglichst generalistische Sicht auf die Durchführung von Projekten beschränken, bemühen sich sog. Vorgehensmodelle produktspezifisches oder branchenspezifisches Wissen mit dem Projektmanagement-Wissen zu verbinden.
Um die Arbeits- und Organisationsform "Projektmanagement" in einem Unternehmen institutionell zu verankern, sind entsprechende Rahmenbedingungen notwendig. Es müssen ganzheitliche, leistungsfähige Projektmanagement-Systeme geschaffen werden, die im Regelfall Rahmenbedingungen, Standards, Maßnahmen und Tools in folgenden Bereichen enthalten:
Außerdem hat die Organisationsform der Trägerorganisation Einfluß auf die Projekte. Die bekanntesten Organisationsformen sind:
Projekte werden üblicherweise in Phasen aufgeteilt, welche die iterative Vorgehensweise im Projektmanagement unterstreichen. Üblicherweise enden die Projektphasen mit definierten Meilensteinen. Phasenmodelle sind meistens sehr spezifisch und am zu erstellenden Projektprodukt oder der Branche orientiert.
Ein Beispiel für ein allgemeines Phasenmodell ist:
Ein Phasenmodell für ein Softwareentwicklungsprojekt könnte sein:
Werden die Projektmanagementprozesse von den Projektphasen abstrahiert, dann lassen sich die Projektmanagementprozesse in Prozessgruppen zusammenfassen.
In der Prozessgruppe Initiierung steht der Initiierungsprozess. Er wird zum Projektstart und dann wieder zum Start jeder Projektphase durchlaufen.
Wichtige Ziele der Initiierung sind:
Wie bei allen Prozessgruppen wiederholen sich die Prozesse und interagieren miteinander. Die sequentielle Darstellung ist eine Vereinfachung.
Unter Planung werden alle Prozessschritte zur Planung des Projekts oder zur Detailierung der jeweiligen Projektphase zusammengefasst. Ggf. werden Handlungsalternativen geprüft und ausgewählt. Die wichtigsten Projektmanagementprozesse in der Prozessgruppe Planung sind:
Hierzu gibt es noch eine Reihe von Hilfsprozessen, wie Qualitätsplanung, Beschaffungsplanung, usw.
Unter Ausführung versteht man die Koordination der Mitarbeiter und anderer Ressourcen und deren Zuordnung zu den Vorgängen im Projektplan, damit das Projektziel erreicht wird. Hierzu gehören Prozesse, wie die Arbeitspaketfreigabe. Unterstützt wird die Ausführung von Hilfsprozessen, wie Qualitätssicherung, Informationswesen, Teamentwicklung oder Lieferantenauswahl, usw.
Diese Prozessgruppe beschäftigt sich mit der kontinuierlichen Überwachung der Zielerreichung im Projekt. Interessanterweise wäre das englischsprachige "control processes" in der deutschen PMBOK Guide version besser als "Kontrolle" anstatt als Steuerung übersetzt worden. (Was wörtlich gesehen natürlich falsch gewesen wäre.) In der Prozessgruppe Steuerung gibt es zwei Hauptprozesse:
Die Hauptprozesse werden durch eine Vielzahl von Hilfsprozessen unterstützt; dazu gehören Abnahmeprozesse für Anforderungen und andere Ergebnistypen, Änderungsüberwachung (Change Control), Termin- und Kostensteuerung und Risikoüberwachung.
Die abschliessenden Prozesse beschäftigen sich mit
Bei ersterem muss dafür gesorgt werden, dass die Verträge alle ordentlich beendet, bezahlt, usw. werden und beim administrativen Abschluss geht es um die interne Beendigung des Projekts im Unternehmen. Hierzu gehören Abschlussbericht, Lessons Learned Workshops und - nach PMI ganz wichtig - die Befüllung der "Datenbank mit historischen Projektdaten", um das erworbene Wissen auch zukünftigen Projekten (und Projektmanagern) zur Verfügung zu stellen.
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Integrations- management |
Umfangs- management |
Termin- management |
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Kosten- management |
Qualitäts- management |
Personal- management |
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Kommunikations- management |
Risiko- management |
Beschaffungs- management |
Projektmanagement hat im Wesentlichen die folgenden Tätigkeits- oder Wissensbereiche abzudecken (nach Project Management Institute):
Wichtiger Hinweis: Die Wissensgebiete sind zwar vom Wortlaut gleich, wie entsprechende Äquivalente im allgemeinen Management, jedoch sind hier jeweils die projektspezifischen Themen gemeint. Projektmanagement hat durch die projektspezifischen Eigenschaften (Einmaligkeit der Produkterstellung, zeitliche Beschränkung, Stakeholderorientierung und iterative Heransgehensweise) spezielle Projektmanagementprozesse (siehe Projektmanagement Prozessgruppen), welche sich von den allgemeinen Management-Wissensgebieten erheblich unterscheiden (können).
Projekte werden geplant, seit Menschen größere Projekte gemeinschaftlich durchführen. Weder die Planung und Ausrüstung eines Feldzuges, noch der Bau eines Tempels oder einer Festung, noch beispielsweise eine Seereise zur Entdeckung der Westpassage nach Indien sind vorstellbar, ohne dass die Verantwortlichen diese Projekte geplant hätten. Jedoch geschah dies lange Zeit formlos allein aufgrund der Erfahrungen und der Kenntnisse der Verantwortlichen; erst im 20. Jahrhundert sollten diese informellen Verfahren zusammengetragen, systematisiert und in die wissenschaftlich aufbereitete Form gebracht werden, unter der heute Projektmanagement betrieben wird.
Eine ausführliche Literaturliste ist hinterlegt unter: Projektmanagement-Literatur